傳統的檔案庫房管理方式依然以人力為主，在面對大量的檔案入庫時，需要將檔案進行分類、整理、庫房盤點、檔案數量統計、檔案調閱，可以說檔案庫房繁雜的檔案管理工作需要大量的人力進行整理，但工作效率卻極其低下，傳統的檔案庫房管理方式已經不能夠滿足大量檔案需要入庫的需求，落后、單一的管理方式已經不符合時代發展的趨勢。為了滿足檔案管理需求，很多單位建立了一體化智能檔案庫房，本文加以分析。
一、選用智能密集架控制系統，提高了檔案調閱整理的速度
一體化智能檔案庫房智能管理過程中，如何提高檔案調閱與整理的速度成為了提高服務質量的關鍵。為了進一步確保檔案庫房的智能化管理有效開展，要對檔案的庫房進行改造，庫房的管理者在改造的過程中可以采用智能電動密集架，它打破了傳統的系統中功能單一的局面，新型的智能電動密集架可以與工作電腦、手機、ipad等設備進行相連，從而實現系統的升級，在運行過程中更加高效、安全，可以自由切換手動與電動，無論在檔案的調取與存放上都更加方便、便捷。在檔案庫房一體化智能管理中應用智能密集架可以有效縮短調檔等待的時間，提高自身的服務品質，讓檔案庫房的管理更加智能化。
二、關于一體化智能檔案庫房的安全管理
在一體化智能檔案庫房建設過程中，除了需要安裝監控、門禁、防盜等設備，檔案庫房管理員在日常的管理中要注重庫房檔案的保密安全，依據相關規定，對檔案庫房的檔案進行管理，同時要設置檔案庫房網絡安全巡查員，要求其具備一定的網絡知識，在面對黑客入侵與電子病毒傳播時能夠迅速采取措施等基本職能。
三、實現檔案庫房環境的智能化管理
一體化智能檔案庫房環境的濕度、溫度等多項環境因素直接關系到檔案能否有效的存放，因此要確保檔案庫房的恒溫與恒濕，對于檔案庫房的環境要全天候進行智能檢測，檔案庫房管理員可以引用庫房智能環境監控系統，運用電子計算機對整個庫房的溫度與濕度進行精準設置，合理控制庫房的細菌、灰塵，凈化檔案庫房的空氣，從而為檔案提供良好的保存環境。
隨著科學技術的不斷發展，在檔案庫房的管理中利用現代的信息技術與計算機智能系統，能夠有效提高檔案管理的效率，確保檔案合理保存，從而進一步促進發展。
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