為了解決檔案庫房中檔案管理人員不足但是檔案數量持續增加二者之間的矛盾，就需要基于目前快速發展的信息化技術加強檔案庫房信息化建設，通過構建智能檔案庫房的方式，以提升檔案管理中的“收、管、用、存”的能力。本文來和大家共同探討檔案全流程智能化管理相關問題。
一、檔案的智能化出入庫
在單位中構建智能檔案庫房，可以通過先進信息技術的應用來提升檔案管理工作效率，解決一直存在的矛盾問題。在檔案全流程智能化管理中，實現了實現檔案的智能化出入庫，針對需要入庫的新建檔案，對其類別、年度等信息進行編目，并經過終端管理器寫入RFID標簽，然后在中心數據庫中保存，便于系統其他模塊可以調用。
二、檔案的智能化查詢
在檔案全流程智能化管理中，實現了檔案的智能化查詢。在需要查詢所需檔案資料時，通過查詢管理子系統對檔案編目號進行查閱，然后由系統下達此編目號檔案的出庫指令，由自動識別模塊根據指令要求來確定其儲位編號，在檔案出庫時還可以通過出庫口的RFID閱讀器對出庫檔案信息進行讀取并核對，在確定無誤之后記錄檔案的出庫時間，否則就會通過監控模塊向警報模塊發出信號，并由警報模塊發出異常警報。
三、檔案的智能化盤點
在檔案全流程智能化管理中，實現了檔案的智能化盤點。在此信息管理模塊中的查詢子系統發出盤點指令之后，RFID閱讀器就會對檔案信息和對應的儲位信息進行收集，然后上報到中心數據庫進行核對，針對其中異常的信息提醒管理人員通過手持式閱讀器進行人工現場核對工作，將核對之后的信息重新輸入系統中。
另外，通過智能檔案庫房管理系統中的安全管理子系統可以實時監控檔案庫房現場情況，針對出現的異常情況發出異常警報，避免出現檔案被損壞或被盜等問題。
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