隨著社會經濟、文化大環境的發展變化與挑戰，形成的檔案資料也不斷增加，一體化智慧檔案庫房利用現代化信息技術對檔案資源進行挖掘、整合、分析、保存、利用等，實現跨時空的檔案信息資源共享、跨平臺的服務集成，促使檔案管理工作得到全新升級！本文加以分析！
1、檔案庫房的基礎構成就是多元化的檔案信息，包含社會發展產生的實體檔案、媒體信息、非物質文化信息資源、數字檔案等檔案內容信息。一體化智慧檔案庫房的智慧之處就在于建立了對這些信息的應對和處理機制，過對檔案實體與內容信息、用戶活動、檔案利用、樓宇管理等信息的綜合分析，及時掌握檔案管理的運行情況，把握檔案工作標準，提出處置策略和考核指標，為檔案工作者提供指針式判斷界面和菜單式處置方案建議，從而提供可視化、量化的數據支撐和智慧支撐。
2、檔案信息的搜集、檢索以及實體檔案的保管利用在智慧檔案庫房中依賴于智能化的設備。針對檔案的保管，通常會采用智能密集架，智能密集架結構先進、功能多樣，不僅能夠更加安全可靠的存放檔案，且檔案查詢、盤點等操作起來也十分方便。對于檔案的存放環境以及安全性，一體化智慧檔案庫房中通常會用到環境采集器、空調、恒濕凈化一體機、氣體滅火控制器等等，確保檔案環境的溫濕度以及空氣質量。采集器、智能門禁以及聲光報警器等，提高環境的監控管理，實現檔案信息的智能保管和保護。
3、一體化智慧檔案庫房中智慧檔案管理云平臺系統集成了檔案庫房管理系統、檔案環境智能控制系統、檔案智能安防系統等等，在該平臺上可對實體檔案以及電子檔案信息進行數據化管理，實現精確的檔案信息控制，例如批量移交、接收、海量檔案存儲，智能檔案搜索、智能分類、統計等。
一體化智慧檔案庫房集安全、便捷、高效于一體，通過建立一體化智慧檔案館，檔案管理工作得到全新升級，檔案館實現了更加科學化、精細化、智能化的管理。
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