7500份檔案20秒完成存取，這是在未建立智能檔案室前,濟寧市太白湖區大學生檔案管理的工作人員無法想象的事情。因為在這之前，檔案管理實行定位定柜制,一個檔案放錯需要排查全部檔案，這才是當時檔案管理的真實情況。等畢業生因事來找檔案時,十分不便,如今這個問題因為智能檔案室的建立迎刃而解，而智能檔案室的核心成員就是我們的智能密集架。因為智能密集架實現無序擺放，有序管理。
如今，進入新科技時代的智能檔案室，您會看見一排排帶著電子顯示屏的智能密集架整齊排列。辦公桌上一臺全天候用于數字檔案的閱覽和查詢的電腦實時記錄信息，保障檔案資料萬無一失。“我們取出的檔案可隨便打開一個柜子裝進去,不像以前在檔案柜里貼許多標簽,到最后自己都記混了。”太白湖新區黨工委組織部曹科長的心聲也是現代檔案管理人員們的心聲。那種老套，繁復，易丟失的人工管理時代已經過去，而進入了嶄新的智能密集架時代。
在這里，20組檔案智能密集架全天聯網,電腦會實時更新檔案的最新位置信息,便于再次查找基本檔案。如今檔案室180平米,20組智能檔案櫥只占40平米,活動空間非常大。以前一個檔案柜需兩個人打理,現在7500本檔案只需兩個管理人員。當有檔案需要存取，工作人員打開電腦智能檔案管理系統頁面，敲打了幾個字，智能密集架的柜門自動打開，12層檔案自動翻轉定位，檔案標簽上紅燈閃亮，電子顯示屏顯示檔案姓名與編號，三重提醒保障，不到20秒，成功取出第一份檔案。在智能密集架的幫助下，檔案管理就是這樣簡單，這樣輕松。
科學地編號,紙質檔案數字化,只需“彈指間”便完成了有效的檔案管理，這是時代，是科技，送給我們超酷的禮物。
