我國現階段檔案室建設發展智能化程度非常低，數字化檔案場館的建設還沒有得到大面積的普及，甚至有很多單位企業檔案室還沒有使用檔案密集架來進行檔案管理。只有基礎設施得到充分建設才能支撐起更簡單便捷安全保密的檔案管理。這篇文章就從檔案管理現狀和使用者需求方面來分析，為什么要使用檔案密集架進行檔案管理！
檔案管理現狀：檔案管理效率不高，智能設備使用率低
檔案室硬件設施落后。雖然國家制訂了相關政策支持檔案場館建設，但據不完全統計，大部分地區包括一些長期有大量檔案文件儲存的企業單位對檔案設施配置不夠，已有的檔案裝具設備也非常老舊，隨著檔案量的逐漸增多和管理要求的不斷提高，原有設施不能支撐檔案管理規范化的需要。有的檔案館歷史遺留問題嚴重，整檔歸檔責任重大，再加上檔案管理力量薄弱，管理水平不高，整理檔案就成了檔案人員頭疼的問題，需要耗費大量的時間人力和物力。借助有效的檔案管理工具協助檔案管理是比較有效的解決問題的途徑。
使用者需求：提高自動化水平，降低出錯率，保存保護好檔案
在和不同的檔案管理人員進行交談的時候，我們非常容易的發現想要使用檔案密集架進行檔案管理的單位和個人需求是非常簡單的：利用檔案密集架智能化的功能進行檔案管理。我們可以了解到檔案管理工作是非常枯燥的，主要的工作就是整理各種各樣類型的檔案，收集、歸檔、編號、裝訂，要求電子化，數字化的檔案資料，就要一頁一頁的錄入電腦，涉及到保密性較強的檔案資料就需要親力親為做好保管登記工作，但人不是機器，總出錯或者產生偏差。類似于檔案清灰、錄入這種簡單重復的工作可以由機器進行替代，不僅可以提高工作的效率，也可以降低出錯的概率。
從發展的眼光看問題這一社會性規律來看，檔案場館使用智能檔案密集架進行檔案管理是跟上智慧化步伐必然之路。但從實際發展的情況來看檔案裝具行業的產品更新換代的速度還不夠快，現有智能檔案密集架設備的使用率也不高，除了行業本身發展限制因素之外，很多生產檔案裝具的廠家并沒有從根本上樹立起一個跟緊時代步伐的觀念，消費者對智能檔案產品的認知和接受度也嚴重不足。
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