無論是國家的檔案館還是企業的檔案室，在最初規劃的時候都不可能一蹴而就，隨著時代和科技的進步，原來檔案室成熟的規劃在如今看來可能會有這樣那樣的問題。在館室規劃一步到位困難和城市化進程不斷加快的情況下，檔案室規劃在新時代的發展要求下會不會發生變化也未可知。有的檔案館（室）建設就面臨著檔案密集架的更新換代和增加減少等一些情況。花都對近期所做的一個檔案館新增人事檔案密集架的項目進行了總結，在這里分享一下檔案館（室）建設或者是搬遷時應該注意的事項和問題。
注意事項一：場館的選址
對于以上的檔案館新增人事檔案密集架的建設問題，有一個非常大的弊端就是在場館建設之初就沒有完全對場館的選址有一個正確的規劃，專業的場館選址應該遠離易燃易爆，有污染、腐蝕氣體的地方，選擇在地勢較高，場地干燥，排水通暢的場所。而該地的場館距離湖泊較近，地勢較低，對長時間儲存的檔案來講，就不能很好的進行防潮。就需要后期配備相關的智能設備對檔案庫房進行一個有效的干燥、來控制溫濕度。
注意事項二：場館的空間利用
檔案館的空間利用是在原有的檔案館基礎上新增人事檔案密集架建設的時候必須要考慮的問題。沒有剩余的空間能夠用來規劃安裝密集架，一切功能使用都沒有辦法實現。就像是這個項目，原來的檔案室在建設之初進行規劃的時候就考慮過增設檔案密集架的情況，在原來的空間規劃上就沒有這么飽和，新增密集架的時候就有富余的空間進行規劃。如果原有的檔案館規劃空間飽和，或者是空間利用不合理，再來規劃新增的密集架的排放耗費的成本就比較高，可能還會涉及到要搬遷檔案室或者是重新規劃檔案室。
注意事項三：場館的庫房建設
檔案庫房的建設總體應符合國家有關“三鐵”“八防”的有關要求。配備必要設備，控制合理的溫濕度，保證檔案的長期保存。從檔案工作的保密性要求來講，要對建設的檔案庫房做好安全管理工作，安裝相應的監控設施，借助現代化監控對其進行安全防護，必要可以對檔案室安裝防盜門，對檔案信息進行安全保護等等，還有就是對檔案場館需要新增密集架的時候就要提前做好檔案館的規劃。該如何排列，地柜怎么安排等。這就涉及到專業問題，就應該注意找到一個可靠的密集架廠家的必要性。
注意事項四：保障檔案庫房正常運行。
不管是新建檔案庫還是規劃原來的檔案庫，保障檔案庫房正常運行是最重要的。如果建設的是智慧檔案館，就要檢查整體檔案室的使用情況。就像是新增人事檔案密集架的情況，一個大的檔案室，檔案密集架的排列使用是非常復雜的。很有可能牽一發動全身，就要認真檢查檔案室各個部分的使用情況，確保密集架能夠有效正常使用。
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