檔案丟失問題一直都是各個檔案室管理檔案工作所能遇到的頭號大敵。檔案丟失的性質可大可小，杜絕檔案丟失問題是檔案管理工作中的重中之重。如何有效的杜絕這個問題，除了加強工作人員的專業性，更加謹慎的進行管理檔案的工作之外，就是運用科技的力量，進行檔案追蹤、記錄和管理。能夠實現這個功能所用到的檔案裝具就是：深圳RFID智能檔案密集架
射頻識別（RFID）技術在檔案管理中的應用非常成熟
RFID技術起源于條形碼技術，是一種非接觸式的自動識別技術。采用RFID數據采集技術采集射頻卡上的數據，識別工作無需人工干預，具有自動化高、存儲數據更大、可以反復利用、防水、防磁等優點。如今RFID利用的范圍非常廣泛，在制造、零售、物流、交通等諸多行業都有應用。這項技術運用到檔案管理領域，就衍生出許多智能檔案館管理設備：RFID智能檔案密集架、RFID還借工作臺、檔案盤點車、RFID通道門和RFID手持閱讀器等等。在檔案管理中應用RFID技術已經比較成熟了，自2010年起就有珠海市檔案局、天津市檔案局等陸續對RFID系統進行招標。紹興市的檔案館采用超高頻RFID技術開發系統實現了高效盤庫、錯位查找、檔案實物定位追蹤、數據匯總統計等功能。
高效利用RFID智能檔案管理，杜絕檔案丟失
深圳RFID智能檔案密集架的防盜丟失管理主要依賴系統報警和現場監控。在檔案室出口安裝RFID通道門，整體的檔案室空間內布局視頻監控，都與智能管理系統進行連接。對于進出檔案室的人員進行權限管理和身份鑒權，對于未授權人員進出檔案室進行報警。當檔案文件允許從智能檔案密集架上取出的時候，由出口的RFID通道門來采集檔案標簽信息，并與出庫指令進行核對。如果檔案文件未經檔案管理信息系統授權異常離開，視頻監控系統就會進行異常情況抓拍，由智能管理系統直接發送報警信息給管理人員。有效杜絕檔案丟失的風險。
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