說起密集架每個人對它都有不同的理解，有的人感覺密集架是一種存放檔案的載具，有的人認為密集架是一種高效的柜子。其實不管怎么理解密集架在如今社會中都發揮著很大的作用，它在檔案管理中起到了不小的作用，越來面對數量巨大的檔案資料密集架就越是能發揮它本身的作用。
很多人都只知道密集架的儲存能力比較強，但是對密集架具體在工作中具體能存放多少量的檔案資料并沒有太多的概念。很多人在采購密集架之前會結合自己單位的檔案數量來考慮采購多少數量的密集架。其實密集架從功能上來說也相當于一種新型的柜體，它也是有有效使用空間和儲存空間的，了解了密集架的有效使用空間就可以知道密集架能存放多少檔案了。
同時我們還要了解自己單位檔案的規格，有的檔案會采用檔案盒進行規整，這樣要以檔案盒的外形尺寸為準。
以常規密集架規格為例，標準的密集架單組長度為900mm，同時每組兩側均有立柱，立柱所占寬度為五公分左右，所以每組密集架的內部有效長度為850mm。假如采用五公分厚檔案盒，那么850mm的空間長度就可以放17個檔案盒。如果采用三公分的檔案盒，可同理計算。
只要我們知道每組每層單面可以放多少檔案盒，那么就可以根據密集架的層數以及雙面的特征，計算出相應的倍數就可以知道每組密集架可以承載的總數。這樣就可以根據自己單位檔案的數量估算出需要多少組密集架以及選擇多大的房間合適。需要注意的是在選擇密集架規格的時候一定要保證所訂層數的層高可以滿足檔案的高度，否則就會出現層高不足夠放下檔案盒的麻煩。
