隨著以計算機技術和遠程通訊技術為基礎的現代信息技術的發展，信息技術也成為了人們重要的核心技術。伴隨著信息技術的快速穩定的發展，作為我國文化教育的重要分類，高校的信息化建設也在快速的籌備當中，智能檔案密集柜開始成為學院檔案管理中一個重要的變革。
特別是近幾年來，信息化管理已經在高校得到了普及，一般而言高校信息化管理的實現主要有學生信息管理系統、辦公自動化、教務管理系統、圖書管理學系統等等其中就離不開檔案柜，尤其是學校圖書館以及實驗室里的各種資料文件，更是管理時的一大問題。
檔案資料的管理一直是負責管理的老師們頭疼的問題，不記得哪個檔案存放在哪個檔案柜，是經常發生的事。也正是這樣，現在越來越多的學校都開始使用智能檔案密集柜，利用先進的電腦系統與自動存儲功能很好的解決了這個問題。
面對龐大的信息量，傳統的人工方式管理會導致檔案管理的混亂，造成人力的浪費，甚至影響整個實驗室或者圖書館的運作和控制管理。因此，更顯出智能檔案密集柜的可貴，它可以幫助管理人員有效提高工作效率，減輕工作負擔。
對于學校的檔案資料管理來說，高效化的管理方式不僅能夠減輕管理人員的負擔，同時也能夠避免太多失誤的出現。從整個層面來說。對于檔案管理是一種十分有效的方式。
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