在檔案室密集架沒有出現的時候，檔案管理人員使用的都是普通的文件柜，如果需要保存的資料少了還好說，當需要管理的檔案多的時候管理就會十分困難，每次的查詢存取都要花費大量時間，還要定期對檔案資料進行重新整理，在這個過程中資料還容易丟失。檔案室密集架設計了許多實用功能，解決了檔案管理人員的煩惱。
檔案室密集架的功能很多，其中對檔案管理人員來說最實用的就是檔案管理功能，檔案室密集架具備檔案入庫、存放、檢索、借閱、歸還、統計、報表、打印等功能，檔案資料可以隨意存放，架體上可以直接查詢檔案的存放信息和和存取情況，幫助檔案管理人員從繁雜的檔案資料中解放出來。
檔案室密集架具有智能化定位功能，檔案管理人員調取檔案只需要在系統內點擊檔案名稱，檔案所在的密集架架體會自動打開，列上屏幕會顯示所查詢檔案的具體位置，通過智能化燈光引導和語音提示，檔案管理人員可以快速找到目標檔案，另外檔案室密集架支持批量上架，極大的提高了檔案管理人員的工作效率。
以前我們只依靠人力來管理檔案資料，檔案的存取借閱只能通過手動登記，在這個過程中很容易出現錯誤，檔案室密集架具備自動糾錯功能和自動催還功能，電腦系統取代了手動登記，檔案管理工作變得系統化，最大程度的避免出現錯誤。
社會在不斷發展，檔案室密集架也在不斷的完善，掌握這些檔案室密集架實用功能，能夠幫助我們從工作中找到捷徑，更快更好地完成工作。
