經常使用鋼制檔案柜的辦公人員會發現，辦公室的鋼制檔案柜總是很快就放滿了，不得不再次進行采購，時間長了鋼制檔案柜在辦公室中就占了很大面積，而且鋼制檔案柜多了之后查找資料也要花更多的時間，這都是因為沒有利用好鋼制檔案柜的空間，鋼制檔案柜空間利用率其實是可以提高的。
想要提高鋼制檔案柜空間利用率，最重要的是檔案管理人員要學會將檔案資料分類管理，不能每次產生新的資料都占據一個新的柜子，最好是某一類資料有一個固定的位置，當有新資料時放入原來的柜子就可以了。還有就是檔案資料的大小，如果某一類的資料都是比較小的紙張，就不要放在空間大的柜子里，這是對空間的一種浪費。
另一個關鍵的的地方不在檔案的存放上，而是在采購時，購買鋼制檔案柜的時候就要清楚用來存放哪些資料。要知道鋼制檔案柜有很多不同的規格，不同規格的鋼制檔案柜適合存放的資料肯定也是不一樣的，比如如果需要存放一些公司印章、鑰匙等物品，就選擇帶有抽屜的鋼制檔案柜，普通的對開門鋼制檔案柜比較容易導致這些東西的丟失。
鋼制檔案柜里的內部的層板是可以調節的，所以提高鋼制檔案柜空間利用率的另一個方法就是利用好這個功能，檔案管理人員要根據不同種類的檔案資料來調整內部層板，在鋼制檔案柜層板的承重范圍內充分利用空間，提升存放量。
當鋼制檔案柜放滿的時候不要第一時間再采購了，先看看你的鋼制檔案柜是不是真的“滿了”，如果不是，就要提高鋼制檔案柜空間利用率了。
